Å være fotograf innebærer å ha mange hatter. Du skal være fotograf, redigerer, regnskapsfører, psykolog, markedsfører, SoMe ekspert, webutvikler og en hel haug av andre gjøremål som tar opp tiden din. Samtidig skal du følge opp alle kundene dine og sørge for at de får en fantastisk opplevelse hos deg. Så hvordan kan vi unngå at vi klapper sammen i et hav av uoversiktelige gjøremål som går utover kundene og oss selv?

I dag deler jeg  3 essensielle faktorer som har vært avgjørende for at jeg har kunnet drive 2 suksessfulle bedrifter med god oversikt.

1.AUTOMATISERINGER

Dette er kanskje det beste rådet jeg kan gi til de som ønsker å spare tid i bedriften sin. For her er det MYE tid å hente! Tenkt på hvor mange ganger du har skrevet mer eller mindre den samme mailen til ulike kunder eller hvor mange ganger du lagrer et bilde fra en og samme kunde i en mappe. Å klargjøre forhåndsskrevne mailmaler for de 10 mest vanlige mailene du sender ut i bedriften din vil gjøre arbeidsdagen din ganske mye kortere. Bruker du Mail kan du lagre malene som utkast og kopiere de over til en mail når du skal personalisere til hver enkelt kunde. Det tar kanskje litt tid første gangen du setter det opp, men når det først er gjort kan du bruke de i mange år! Snakk om å spare tid!

Et annet sted du kan spare masse tid, er på å lage noen smarte løsninger er i redigeringen. Du kan automatiser de redigeringsoppgavene du gjør mest i Photoshop eller Lightroom (og Bridge!) i en action. Eller kjøpe ferdige om du foretrekker det. Om du bruker en action kan du kjøre den på flere bilder samtidig (batch), stoppe den underveis om du trenger, og lage en egen save action til hver kunde som du kjører til slutt. På den måten slipper du å åpne, redigere fra scratch, og lagre ett og ett bilde av gangen. Å ta i bruk dette var en åpenbaring uten sidestykke for meg. Jeg gikk fra å bruke 4-5 timer på å redigere en nyfødtfotografering til å være ferdig på under 1! Og for å ikke snakke om bryllup!!

2. ET CRM SYSTEM

Et CRM eller Customer Relationship Management system er for meg et must! Det putter alle mine automatiseringer i system og holder orden på alt av hvem, hva, hvor. I et CRM system kan du legge inn alle mailmalene dine + sende de til kundene automatisk på forhåndsdefinerte tidspunkt. Som f.eks timebekreftelse etter booking. Og ikke minst,- det viser deg hvor i prosessen alle kundene dine er og hva som skal gjøres til enhver tid. Du får full oversikt over hvilke bilder som er redigerte, hvilke albumet som er sendt til trykk og hvile kunder som har hentet bestillingen sin.

Du kan også koble det til kontaktskjemaet du har på hjemmesiden så du slipper å fylle inn navn, adresse og tlf nummer til hver kunde (tro meg,- det blir slitsomt etterhvert!).  De fleste CRM systemer har også innebygd mulighet for å sende kontrakter, spørreskjemaer og sms-påminnelser så du slipper kunder som uteblir fra timen. I tillegg kan du legge inn informasjon som fødselsdato på barn så du kan følge opp og gi de tilbud om ny fotografering.  F.eks om de var hos deg på nyfødt eller baby så kan du sende ut påminnelse til 1-årsfoto når du ser det dukker opp i kalenderen (eller enda bedre, -sette det opp automatisk!),- så får du kundene inn flere ganger på en lett og oversiktlig måte. Samme kunden inn flere ganger er en av de beste mersalgsmulighetene du har helt uten å bruke en eneste krone til markedsføring!

I noen CRM systemer kan du også sende faktura og ta i mot betalinger online,- da har du virkelig alt på ett sted. Både kunder, mailer, fakturaer og rapporter :)

3.) SETT GRENSER FOR BEDRIFTEN DIN

Med det mener jeg at du skal bestemme selv når du er tilgjengelig for kunden din,- og sette det opp i kalenderen din. Har du booket inn én fotografering på en lørdag i en måned så fyll opp denne før du går videre til neste lørdag. Er det sånn at kunden virkelig ikke kan den lørdagen du har satt opp så tilby maks én til og fyll på de to lørdagene så godt du kan. Kundene som vil booke deg klarer fint å tilpasse seg til når du er ledig (bortsett fra bryllup da),- og de bytter ikke fotograf når de først har bestemt seg bare fordi du gir de et begrenset antall datoer å velge i. Snarere tvert i mot! Det at du ikke er ledig "hele" tiden forsterker inntrykket om at mange vil booke deg og at du er etterspurt.

Og apropos lørdager: om du innfører helgetillegg på fotografering i helgen skal jeg love deg at de aller fleste kunder finner en ukedag de plutselig kan. Det har tatt helgejobbingen min fra minst 20 helger i året til et antall jeg kan telle på én hånd.

Så der har du mine 3 beste tips for å effektivisere virksomheten din. Jeg lover deg om at du tar i bruk dette vil du ha MYE mer tid til overs. Tid du kan bruke på å gjøre opplevelsen hos deg enda bedre og gjøre brand ´et ditt top notch eller ta deg en ekstra fridag.